Informativa sulla privacy

1. Identità del titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è Digital Leadership SRL, con sede legale in Strada Viorelelor 17A, Dezmir, Județul Cluj, 407039, România, CUI 38585123, J2017006715126, che gestisce la piattaforma Linia Directă (liniadirecta.ro).

• E-mail di contatto: contact@liniadirecta.ro
• Responsabile della protezione dei dati (DPO): dpo@liniadirecta.ro

2. Categorie di dati trattati

A seconda del rapporto dell'Utente con la nostra piattaforma, trattiamo le seguenti categorie di dati:

2.1 Dati dell'account (Clienti)

• Indirizzo e-mail
• Password (memorizzata in forma cifrata, hash bcrypt)
• Data di creazione dell'account

2.2 Dati aziendali

• Nome dell'azienda/unità operativa
• Indirizzo fisico
• Numero di telefono
• Orario di lavoro
• Elenco delle specialità/servizi offerti
• Team (nome, specialità/ruolo)

2.3 Dati delle telefonate

• Numero di telefono del chiamante
• Trascrizioni delle conversazioni con l'assistente virtuale
• Registrazioni audio delle chiamate (solo se la funzione di registrazione è attivata)
• Durata e data delle chiamate
• Riepilogo automatico della chiamata

Dati sensibili:Non richiediamo dati appartenenti a categorie particolari. A seconda del settore di attività del Cliente, i chiamanti possono comunque menzionare volontariamente tali informazioni durante una conversazione. Eventuali dati di categorie particolari contenuti in una trascrizione sono trattati esclusivamente ai fini della fornitura del servizio, sulla base delle istruzioni documentate del Cliente e in virtù dell'Accordo sul trattamento dei dati, in qualità di responsabile del trattamento del Cliente, mai per altri scopi. Si consiglia ai chiamanti di comunicare solo le informazioni necessarie alla loro richiesta.

2.4 Dati degli appuntamenti

• Nome del chiamante
• Numero di telefono
• Data e ora dell'appuntamento
• Servizio richiesto
• Stato dell'appuntamento

2.5 Dati di fatturazione

• I dati di pagamento sono gestiti interamente da Stripe. Non conserviamo i dati delle carte sui nostri server.
• Conserviamo soltanto: l'ID cliente Stripe, il piano di abbonamento attivo e lo stato del pagamento.

3. Finalità del trattamento

• Erogazione del servizio di receptionist virtuale AI: risposta alle chiamate, gestione degli appuntamenti, trasferimento alla reception
• Gestione degli appuntamenti: creazione, modifica e cancellazione degli appuntamenti tramite l'assistente virtuale
• Fatturazione e pagamenti: elaborazione degli abbonamenti mensili tramite Stripe
• Miglioramento del servizio: analisi dei log delle chiamate per il controllo della qualità
• Assistenza tecnica: diagnosi e risoluzione dei problemi segnalati

4. Base giuridica del trattamento

Nota importante: Per i dati dei chiamanti del Cliente (chiamate, appuntamenti), Linia Directă agisce in qualità di responsabile del trattamento (processor) ai sensi di un Accordo sul trattamento dei dati (DPA) con il Cliente, che è il titolare del trattamento di tali dati.

Conferimento dei dati:I dati dell'account e i dati aziendali sono necessari per l'esecuzione del contratto: in loro assenza, il servizio non può essere erogato. I dati delle chiamate e degli appuntamenti vengono raccolti automaticamente nell'ambito della fornitura del servizio.

5. Destinatari e sub-responsabili del trattamento

I Suoi dati possono essere accessibili ai seguenti sub-responsabili del trattamento, esclusivamente ai fini della fornitura del servizio:

5.1 Integrazione Google Calendar (opzionale)

Il Cliente può connettere un account Google Calendar alla piattaforma Linia Directă per la sincronizzazione automatica degli appuntamenti. Questa integrazione è opzionale e viene attivata esclusivamente su iniziativa del Cliente, tramite autorizzazione OAuth 2.0.

Dati acceduti

L'applicazione richiede accesso soltanto a due permessi (scope) minimi:

• calendar.events: creazione, lettura e modifica degli eventi del calendario (per la sincronizzazione degli appuntamenti)
• calendar.freebusy: verifica della disponibilità (per evitare sovrapposizioni nella pianificazione)

Non richiediamoaccesso a contatti, e-mail o altri dati dell'account Google.

Come utilizziamo i dati di Google Calendar

• Verifichiamo la disponibilità nel calendario per evitare sovrapposizioni nella pianificazione
• Creiamo nuovi eventi quando l'assistente virtuale conferma un appuntamento
• Modifichiamo o annulliamo eventi esistenti su richiesta del chiamante

La nostra interazione con Google Calendar si limita a ciò che richiede la funzione di pianificazione: leggiamo gli intervalli occupato/libero (tramite l'API freeBusy di Google Calendar) per individuare gli orari disponibili (questi sono gli unici dati che leggiamo da Google Calendar) e creiamo, riprogrammiamo o annulliamo gli eventi di appuntamento del chiamante stesso nel calendario principale dell'account. Non leggiamo il contenuto degli eventi esistenti (titoli, partecipanti o descrizioni). La disponibilità derivata da Google Calendar (intervalli occupato/libero) può essere elaborata dal nostro sub-responsabile AI con sede nell'UE esclusivamenteper comunicare al chiamante gli orari liberi e registrare l'appuntamento richiesto, mai per addestrare modelli.

Cosa NON facciamo con i dati di Google Calendar

• Non utilizziamo i dati del calendario per addestrare, sviluppare o migliorare modelli di intelligenza artificiale generalizzati o non personalizzati
• Non creiamo profili comportamentali sulla base dell'attività nel calendario
• Non mostriamo pubblicità mirata o personalizzata basata sul contenuto del calendario
• Non vendiamo i dati del calendario né li condividiamo con broker di dati
• Non trasmettiamo i dati del calendario a terzi (ad eccezione di Google, in qualità di fornitore del servizio, e del nostro sub-responsabile AI con sede nell'UE, esclusivamente per fornire la funzione di pianificazione descritta sopra)
• Non utilizziamo i dati del calendario per valutare l'affidabilità creditizia o per finalità di credito
• Non conserviamo il contenuto degli eventi sui nostri server: accediamo ai dati esclusivamente in tempo reale, al momento della verifica della disponibilità o della sincronizzazione degli appuntamenti
• Non utilizziamo i dati del calendario per alcun altro scopo se non la sincronizzazione degli appuntamenti del Cliente

Disconnessione ed eliminazione

Il Cliente può disconnettere Google Calendar in qualsiasi momento dalla pagina di configurazione dell'assistente. Al momento della disconnessione:

• Il token OAuth memorizzato nel nostro database per quell'assistente viene eliminato in modo permanente, immediatamente
• L'accesso dell'applicazione all'account Google viene revocato presso Google alla disconnessione dell'ultimo assistente connesso dell'account (più assistenti connessi allo stesso account Google condividono la stessa autorizzazione). Il Cliente può inoltre revocare l'accesso in qualsiasi momento direttamente dalle impostazioni del proprio account Google (myaccount.google.com/permissions)
• Gli appuntamenti già creati in Google Calendar rimangono nel calendario del Cliente (non li eliminiamo da Google)
• Non conserviamo alcuna copia dei dati acceduti da Google Calendar

6. Trasferimento internazionale di dati

Il trattamento dei dati avviene su infrastrutture situate nell'Unione europea. Laddove un fornitore sia un'entità statunitense (è il caso del fornitore di e-mail transazionale, del fornitore di sintesi vocale e del fornitore di infrastruttura di comunicazione in tempo reale), qualsiasi potenziale trasferimento di dati verso gli Stati Uniti è coperto dalle Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione europea, unitamente a misure supplementari, che garantiscono un livello adeguato di protezione dei dati.

I dati trasferiti al fornitore di e-mail si limitano all'indirizzo e-mail del destinatario e al contenuto dell'e-mail. I dati inviati al fornitore di sintesi vocale si limitano al testo pronunciato dall'assistente virtuale, che può includere dati forniti dal chiamante durante la conversazione (ad esempio, il nome o la data dell'appuntamento, al momento della conferma). L'infrastruttura di comunicazione in tempo reale trasporta soltanto flussi audio in transito, effimeri, senza archiviazione di contenuti.

7. Periodo di conservazione

8. I Suoi diritti

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), Lei ha i seguenti diritti:

• Diritto di accesso: può richiedere una copia dei dati personali che deteniamo che La riguardano
• Diritto di rettifica: può richiedere la correzione dei dati inesatti
• Diritto alla cancellazione: può richiedere la cancellazione dei Suoi dati personali ("diritto all'oblio")
• Diritto alla portabilità dei dati: può richiedere il trasferimento dei Suoi dati in un formato strutturato
• Diritto di opposizione: può opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse
• Diritto di limitazione del trattamento: può richiedere la limitazione del trattamento in determinate condizioni
• Diritto di revoca del consenso: per i trattamenti basati sul consenso (cookie analitici/di marketing), può revocare il consenso in qualsiasi momento senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento precedente

Per esercitare tali diritti, La invitiamo a contattarci all'indirizzo dpo@liniadirecta.ro. Risponderemo entro 30 giorni di calendario.

Ha inoltre il diritto di presentare un reclamo presso la Autorità Nazionale di Vigilanza sul Trattamento dei Dati Personali (ANSPDCP, l'autorità rumena per la protezione dei dati personali):

• Website: www.dataprotection.ro
• E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
• Indirizzo: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București

9. Intelligenza artificiale e decisioni automatizzate

L'assistente virtuale Linia Directă utilizza l'intelligenza artificiale (modelli linguistici, sintesi vocale, riconoscimento vocale) per gestire le conversazioni telefoniche e via chat.

9.1 Cosa fa l'IA

• Comprende e risponde alle domande in lingua rumena
• Classifica l'intenzione del chiamante (informazioni, appuntamento, trasferimento)
• Crea, modifica e cancella appuntamenti
• Genera riepiloghi automatici delle chiamate
• Decide se trasferire la chiamata a un operatore umano

9.2 Trasparenza (ai sensi del Regolamento UE 2024/1689, AI Act)

All'inizio di ogni chiamata, l'assistente virtuale si identifica come assistente virtuale basato sull'intelligenza artificialee informa il chiamante che la conversazione è registrata. La voce dell'assistente è generata artificialmente tramite sintesi vocale.

9.3 Diritto all'intervento umano (art. 22 GDPR)

Non adottiamo decisioni con effetti giuridici o di impatto significativo basate esclusivamente su un trattamento automatizzato. Gli appuntamenti creati dall'assistente virtuale sono soggetti a verifica da parte del personale del Cliente. In qualsiasi momento della conversazione, il chiamante può richiedere il trasferimento a un operatore umano.

9.4 Limitazioni

L'assistente virtuale non fornisce consulenze mediche, legali o finanziarie. Le risposte generate dall'IA possono contenere inesattezze. Il Cliente è responsabile della verifica delle informazioni trasmesse ai chiamanti.

10. Cookie

La piattaforma Linia Directă utilizza cookie essenziali per il funzionamento e, con il Suo consenso, cookie analitici e di marketing. Per informazioni complete, consulti la nostra Informativa sui Cookie.

Può revocare il consenso in qualsiasi momento tramite il link "Impostazioni cookie" nel piè di pagina.

11. Sicurezza dei dati

Implementiamo misure tecniche e organizzative adeguate per la protezione dei dati personali:

• Cifratura in transito (TLS/HTTPS) per tutte le comunicazioni
• Cifratura a riposo per il database (AES-256)
• Row Level Security (RLS): ciascun cliente accede esclusivamente ai propri dati
• Rate limiting su tutti gli endpoint pubblici
• Autenticazione con verifica e-mail
• Log di accesso strutturati con trace ID
• Backup automatici del database

12. Modifiche alla presente informativa

Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente informativa sulla privacy. Qualsiasi modifica significativa verrà comunicata via e-mail all'indirizzo associato al Suo account, con almeno 15 giorni di preavviso rispetto alla data di entrata in vigore.

13. Contatti

Per qualsiasi domanda in merito al trattamento dei dati personali:

• E-mail: dpo@liniadirecta.ro
• E-mail generale: contact@liniadirecta.ro
• Titolare del trattamento: Digital Leadership SRL, CUI 38585123, J2017006715126